Komplexe Multi-Channel Szenarien korrekt abbilden

Amazon, eBay, Kaufland und natürlich ein eigener Shopify- oder WooCommerce-Shop. Viele Händler konzentrieren sich nicht auf eine einzelne Plattform, sondern stellen sich bewusst breit am Markt auf. Während die Unternehmung wächst, ergeben sich im Laufe der Zeit meist eine Vielzahl an buchhalterisch relevanten Veränderungen:

• Neue Plattformen werden angebunden.
• Weitere Märkte, vor allem in Europa, werden erschlossen.
• Neue Produktarten werden angeboten.
• Neue Produktkategorien machen weitere Fulfillment-Dienstleister notwendig.
• Logistik und Zahlungen werden nicht länger über einen einzigen Anbieter abgewickelt.

Gerade bei schnell wachsenden Unternehmen hinkt die Buchhaltung den tatsächlichen Verhältnissen schnell hinterher.

Problem

Die Buchhaltung hält nicht Schritt

Die Steuerberatung eines Unternehmens für Pflanzen und Gartenartikel wandte sich an EasyPliant mit der Bitte, die Umsätze und Erlöse der vergangenen 18 Monate aufzuarbeiten. Das Unternehmen hatte ein rasantes Wachstum hingelegt, sodass sich folgende Situation ergab:

• Der Händler verkaufte über drei verschiedene Kanäle: Amazon und zwei eigene Shopify-Shops.
• Der Händler war zwischenzeitlich in mehreren EU-Ländern aktiv.
• Neben der ursprünglichen Produktpalette wurden zunächst auch einzelne Garten-Ratgeber, d. h. Bücher, angeboten sowie schließlich auch eBooks zum gleichen Thema.
• Für bestimmte Artikel hatte der Händler begonnen, ein spezialisiertes Fulfillment in Polen zu nutzen, während andere Artikel weiterhin über Amazon FBA bzw. FBA Multi-Channel-Fulfillment (MCF) versandt wurden.

Während sich das Geschäft hervorragend entwickelte, war die Buchhaltung in eine Schieflage geraten. Bei der Besprechung mit dem Händler und seiner Steuerberaterin ging es vor allem um folgende Problemfälle:

• Mehrfach gemischte Warenkörbe: Die Buchhaltung sah sich mit Bestellungen konfrontiert, die nicht nur Produkte mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen enthielten, die mitunter aus verschiedenen Ländern versandt wurden, sondern auch unterschiedliche Produktarten (Versandprodukte, digitale Güter).
• Fehlende Zuordnung: Bei Bestellungen, die ganz oder teilweise über Amazon Multi-Channel Fulfillment (MCF) versandt wurden, war die Zuordnung der Amazon Gebühren nicht bzw. nicht vollständig möglich.
• Fehlerhafte Shop-Konfiguration: Durch einen Fehler in der Shop-Konfiguration wurde über drei Monate bei OSS-relevanten Bestellungen für Tschechien ein falscher Mehrwertsteuersatz verwendet.
• Hoher manueller Korrekturaufwand: Die Kosten der Finanzbuchhaltung wurden immer teurer, da eine umfangreiche manuelle Prüfung und Nachbearbeitung der Buchungsdaten notwendig war.

Lösung

EasyPliant als Bindeglied zwischen verschiedenen Erlös- und Zahlungsplattformen

Der Händler brauchte ein System in der Buchhaltung, das alle beteiligten Plattformen sicher beherrscht und gleichzeitig flexibel genug ist, um auch Grenz- und Spezialfälle sauber abzubilden. Über EasyPliant konnten die angeforderten 18 Monate rückwirkend bereinigt und sauber kontiert werden.

• Die mehrfach gemischten Warenkörbe des Shopify Shops wurden erkannt und mit ihren Nebenleistungen anteilig nach Produktart, Steuersatz und Versendungsland gesplittet und kontiert.
• Über das intelligente Zahlungs-Matching konnten die Amazon MCF Gebühren für den Multi-Channel Versand korrekt den Shopify Bestellungen zugeordnet und richtig kontiert werden.
• Mit Hilfe der flexiblen Buchungsregeln von EasyPliant konnten die drei Monate mit den fehlerhaften Shopify Bestellungen gezielt angesteuert und richtig kontiert werden.

Fazit

Ein manuelles Aufarbeiten der genannten Probleme hätte einen immensen dauerhaften Kostenaufwand bedeutet. Obwohl der Händler das Geld sofort investiert hätte, um seine volle Aufmerksamkeit wieder dem Wachstum seiner Unternehmung zu widmen, hatten weder Händler noch seine Steuerberatung die zeitliche Kapazität für ein manuelels Korrigieren mit den verbundenen Rückfragen.

Mit Hilfe von EasyPliant wurde die Finanzbuchhaltung so automatisiert, dass einer weiteren Expansion des Händlers nichts im Wege steht. Und durch unsere regelmäßigen Compliance-Checks haben alle Beteiligten die Gewissheit, dass die Buchhaltung dabei auch in Zukunft Schritt halten kann.