E‑Commerce-Buchhaltung richtig strukturieren

Viele E‑Commerce-Unternehmen wickeln ihre Verkäufe heute über Plattformen wie Shopify, Amazon, Stripe oder WooCommerce oder eigene Online-Shops ab. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über Dienstleister wie PayPal, Stripe, Klarna oder Mollie.

Doch gerade in der Buchhaltung dieser Unternehmen zeigt sich oft ein Muster: Die Gebühren der Zahlungsdienstleister werden nicht korrekt oder nicht transparent verbucht. Das kann die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erheblich verzerren – und unternehmerische Entscheidungen erschweren.

Problem

Zahlungsgebühren sind in der BWA nicht sichtbar

In der Praxis zeigt sich häufig:

• Die Gebühren der Zahlungsanbieter werden pauschal unter Kontoführungsgebühren verbucht – oft ohne Differenzierung nach Anbieter.
• In der DATEV BWA erscheinen diese Kosten nicht unter den Vertriebskosten, wo sie eigentlich hingehören.
• Das führt zu einer verzerrten Kostenstruktur und einem ungenauen Bild der Rentabilität.

Die Folgen davon sind:

• Fehlende Transparenz in der BWA.
• Keine Vergleichbarkeit der Vertriebskosten mit Branchendurchschnitt.
• Erschwerte Kostenkontrolle je Zahlungsanbieter.
• Unklare Entscheidungsgrundlagen für Geschäftsführung & Steuerberatung.

Lösung

Zahlungsgebühren klar und getrennt verbuchen

Die einfache, aber wirkungsvolle Lösung für E‑Commerce-Unternehmen:

• Zahlungsgebühren als Vertriebskosten buchen.
• Trennung nach Zahlungsdienstleister auf eigenen Konten.
• Automatisierte Verbuchung über Schnittstellenlösungen.

Beispielhafte Kontenstruktur (SKR 03):

• 4701 – PayPal-Gebühren
• 4702 – Stripe-Gebühren
• 4703 – Klarna-Gebühren
• 4704 – Mollie-Gebühren

Durch die Automatisierung (z. B. via EasyPliant) können die Buchungen direkt korrekt auf diese Konten verteilt und monatlich aktualisiert werden.

Das Ergebnis für E‑Commerce-Unternehmen

• Transparente Vertriebskostenstruktur in der BWA.
• Volle Übersicht über Zahlungsgebühren pro Anbieter.
• Gezielte Optimierung durch Anbieterwechsel möglich.
• Mehr Aussagekraft gegenüber Banken, Investoren und Steuerberatern.
• Sichere und steuerlich korrekte Kontierung, auch bei EU-/OSS-Umsätzen.

Beispiel: Ein Kunde von uns stellte durch die Trennung der Gebühren fest, dass ein Zahlungsanbieter im Vergleich überdurchschnittlich teuer war. Der Wechsel zu einem günstigeren Anbieter brachte jährlich über 8.800 € Einsparung – ein klarer Gewinn durch Buchhaltungs-Transparenz.

Zahlungsgebühren korrekt buchen = bessere BWA & smartere Entscheidungen. Insbesondere im Onlinehandel sind transparente Vertriebskosten entscheidend für die Rentabilitätsanalyse, die Liquiditätsplanung und die gesamte betriebswirtschaftliche Steuerung.

Fazit

Zahlungsgebühren gehören nicht ins Nirgendwo der Buchhaltung

Die Gebühren von Zahlungsdienstleistern sind ein wesentlicher Teil der Vertriebskosten im E‑Commerce. Wer sie korrekt, getrennt und automatisiert verbucht, erhält eine deutlich klarere BWA, spart bares Geld und schafft Vertrauen bei Steuerberatern, Banken und Investoren.